Principales motivos para cambiar a oficina sin papel |
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Manejo excesivo de documentos en papel en toda la organización |
Dificultad para el control de versiones finales de los documentos |
Islas de información confidencial diseminada a lo largo de la Organización |
Dificultad para acceder a la información de manera remota y segura y para localizar documentos específicos |
Gastos excesivos en copias, mensajería, manejo y almacenaje de expedientes físicos |
No existe el modelo de búsqueda electrónica de documentos |
Un medio para gestionar, organizar, preservar y almacenar todo tipo de datos corporativos, desde contenidos estructurados y no estructurados a imágenes y automatización de procesos.
La Gestión de la información es la estrategia que las organizaciones están desplegando para gestionar proactivamente riesgos de la información.
Modelo de clasificación documental.
Provee 4 niveles de acceso a para los documentos (Elaboración, Confidencial, Privado y Público) y 5 roles o perfiles de usuarios (Consumidor, Autor, Confidencial, Administrador y Responsable), estos se combinan para atender las necesidades documentales de cada oficina.
Estructuras de carpetas definidas por los usuarios según sus necesidades (por año, proyecto, proceso, empleado, etc)
Acceso al sistema a través de un navegador Web a través de la intranet o internet
Disponibilidad de consulta de los documentos electrónicos de manera local con sincronización automática al contar con acceso a la Oficina Digital
Provee funcionalidad de búsqueda por metadatos (clasificación) y/o contenido (texto) en los documentos almacenados.
Capacidad de automatizar un proceso de revisión y/o autorización documental de manera instantánea y crear anotaciones sobre los documentos
Envío de correos electrónicos al modificarse o consultarse un documentos específico o al llegar una tarea como parte de un flujo de trabajo. Además de contar con una serie de reportes para consulta de la información contenida en el repositorio y trazas de auditoría de eventos ocurridos.
Posibilidad de Firmar documentos de manera electrónica.
Capacidad de re-utilizar los catálogos institucionales Ej Listado de proveedores, empleados, y proyectos. Y/o proporcionar los documentos electrónicos almacenados a otros sistemas (SAP, Portales, GIS, Etc.)